現(xiàn)代企業(yè)都采用了計(jì)算機(jī)來管理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，越來越多的通過攻擊計(jì)算機(jī)竊取對(duì)方商業(yè)機(jī)密的報(bào)道，不斷的出現(xiàn)在報(bào)端。而重要的企業(yè)機(jī)密信息大都采用電子文檔的形式存在，因此保護(hù)電子文檔能力已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)的必備的能力之一。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，所有被攻擊而泄露了機(jī)密信息的企業(yè)都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，都只是停留在簡(jiǎn)單的文字處理排版軟件、制作電子表格與幻燈片制作，全都沒有良好的文檔管理系統(tǒng)。
企業(yè)通過采用文檔管理軟件來建設(shè)一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，據(jù)調(diào)查采用了文檔管理系統(tǒng)的企業(yè)不僅保護(hù)了企業(yè)機(jī)密信息的安全，而且通過科學(xué)的分類與統(tǒng)一的集中管理以及快速的從海量的文檔中搜索定位，更是極大的提升了辦公人員的效率。
傳統(tǒng)的文件共享，是企業(yè)選擇一臺(tái)電腦作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，提供簡(jiǎn)單的、漏洞百出的“文件夾共享”方式，給企業(yè)埋下了很多隱患。文件被誤刪、文件未經(jīng)授權(quán)就被隨意復(fù)制、機(jī)密文件的機(jī)密等級(jí)形同虛設(shè)等諸多問題，隨著時(shí)間的推移被越來越多的暴漏出來。選擇文檔管理軟件能有效的加密電子文檔同時(shí)通過不同用戶擁有不同權(quán)限的設(shè)置，確保電子文檔只能在企業(yè)內(nèi)部打開、使用，編輯與查看權(quán)限的分離，杜絕了非法拷貝或打印。同時(shí)嚴(yán)格控制權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員絕對(duì)無法打開共享文件。
文檔管理軟件還可以記錄文件編輯過程，提高企業(yè)協(xié)同編輯的效率，多人協(xié)同編輯的時(shí)候能確認(rèn)每個(gè)人的編輯軌跡，避免了出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)的責(zé)任推脫。每一份文檔都能在文檔管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)妥善的管理，確保在需要的時(shí)候能快速的找到。
從上文中可以看出，優(yōu)秀的文檔管理軟件具有加密、防泄密、防打印、防拷貝等特點(diǎn)。國(guó)內(nèi)的TeamDoc文檔管理軟件http://www.teamdoc.cn就具有以上特點(diǎn)。TeamDoc作為一家專業(yè)的文檔管理軟件服務(wù)公司，經(jīng)過多年的市場(chǎng)拼搏，在國(guó)內(nèi)外擁有眾多的客戶，學(xué)校、企業(yè)、銀行、政府機(jī)關(guān)等眾多行業(yè)都選擇在他們的電腦上部署TeamDoc文檔管理軟件。如果需要英文版，下載地址是http://www.os-monitor.com，解壓縮后按照提示執(zhí)行安裝就可以了。
