市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，而合同作為商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，則是商品交換的法律表現(xiàn)形式。在經(jīng)濟(jì)往來(lái)中，各方主體主要是通過(guò)合同形式履行權(quán)利義務(wù)，合同是公司從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、獲取經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶。
公司合同管理中存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。一是合同管理的法制觀念淡薄，法律意識(shí)與制度建設(shè)滯后。二是不少?gòu)臉I(yè)人員對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下市場(chǎng)與合同是一種相互依存的關(guān)系，市場(chǎng)主體各方都是靠合同去履行其權(quán)利與義務(wù)，而合同的成立必須以市場(chǎng)為前提。三是缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)有效的合同管理制度，對(duì)合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。針對(duì)上述問(wèn)題，公司必須重視并做好合同管理工作，不僅要提高合同管理人員的素質(zhì)和全員合同管理意識(shí)，而且要加強(qiáng)合同檔案、專用章和專人負(fù)責(zé)管理以及合同履約過(guò)程控制意識(shí)，有效提升合同管理水平，取得最大效益。為此，要做好以下4方面工作。
加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育。注重相互學(xué)習(xí)并堅(jiān)持參加合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律事務(wù)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)《合同法》和公司有關(guān)合同管理辦法、規(guī)定，提升相關(guān)人員思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，通過(guò)對(duì)每份合同的實(shí)際草擬、簽訂、修改，以例施教，提高業(yè)務(wù)水平，保證合同的簽訂質(zhì)量。從法律角度對(duì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格審查和控制。包括對(duì)格式化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責(zé)任的合理設(shè)定，其他合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范等。要從合同的項(xiàng)目論證開(kāi)始，監(jiān)督、檢查并指導(dǎo)資信調(diào)查、談判簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動(dòng)的全過(guò)程，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。
加強(qiáng)合同管理檔案和合同專用章管理。實(shí)行合同業(yè)務(wù)庫(kù)和專人管理合同檔案制度，合同檔案應(yīng)由公司設(shè)專人管理，并建立起嚴(yán)格的審核、登記制度和相應(yīng)的管理制度，有效合同及其他文書都必須備案或登記。
抓好履約檢查環(huán)節(jié)與違約糾紛處理。合同管理人員必須經(jīng)常了解合同履約和管理情況并進(jìn)行針對(duì)性的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決的辦法或提出解決的請(qǐng)求，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。一旦發(fā)生違約情形，公司要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)損失。
搞好合同管理，是維護(hù)公司合法權(quán)益的最基本的要求與行徑之路，是目前公司法律管理制度非常重要的內(nèi)容之一，而且必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。我們不僅要重視合同的洽談、簽訂的管理，更要重視合同生效履約期間出現(xiàn)情況變化及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止、終止的管理活動(dòng)。
