近年來，由于全球經(jīng)濟持續(xù)低迷及政策要素的影響，因而對會議產(chǎn)業(yè)造成了一定沖擊。袁再青表示：“去年以來，中央開始倡導節(jié)儉、務實的新會風，包括會議的接待標準、餐飲標準都有了限制。主要受影響的是政府會議，因為政府會議在財政資金支持上比較多。而企業(yè)會議、學術(shù)會議、跨國公司會議實際受到的影響比較小。”
對此，劉海瑩也深有體會，“政府會議數(shù)量減少的同時，很多會議主辦方也在控制會議成本，以致與會議相關(guān)的餐飲、酒店甚至背板制作、綠植鮮花出租等領(lǐng)域都受到了一定程度的影響，整個會議產(chǎn)業(yè)市場面臨著挑戰(zhàn)。”
而作為大型會議中心的總經(jīng)理，劉海瑩也在審視會議產(chǎn)業(yè)未來的發(fā)展，他表示：“商業(yè)環(huán)境的凈化讓我們摒棄過去會議組織華而不實的部分，將會議質(zhì)量放在首位。隨著主辦方對會議重視程度的增加，處于會議產(chǎn)業(yè)鏈中下游的服務商也將更加重視創(chuàng)新，打造高質(zhì)、高效的會議，品牌會議項目將脫穎而出。”
過去，特別是政府會議這一塊主要靠財政支持，有的地方甚至為了辦會而辦會，就是為了拿到會議經(jīng)費。但效益和效果并不好，很多都是花錢賺吆喝。袁再青認為：“我們不能否認財政支持和政府會議對于整個會議產(chǎn)業(yè)的推動作用，而且也需要政府在宏觀環(huán)境上給予支持和改善，包括各種政策和法制環(huán)境等。但是長遠來看，會議產(chǎn)業(yè)還是要走市場化、專業(yè)化、國際化和品牌化道路，不能單純靠政府財政支持。”
而專業(yè)化已經(jīng)被公認為會議產(chǎn)業(yè)的重點發(fā)展方向，特別是承辦國際會議，更要體現(xiàn)專業(yè)性。劉海瑩向記者講述了一個北京申辦國際會議失敗的案例，2010年的世界計算機大會，當時有北京、悉尼、開普敦、新德里、馬德里等5個城市申辦，北京最后以3票之差敗給悉尼。
總結(jié)失敗的原因，劉海瑩說道：一是政府的支持程度不夠。悉尼市長在辦會函上親筆簽名，給予了強有力的支持；而中國方面只有電子學會副秘書長、國家會議中心銷售總監(jiān)參加申辦會。二是資金支持力度不夠。悉尼在申辦陳述報告中承諾向國際信息處理聯(lián)合會提供10萬美元贊助費，以解決大會組委會資金缺口；而北京沒有這方面的資金預算。三是在國際組織中的任職比例少。在國際信息處理聯(lián)合會理事會的11個小組中，只有一個中國人，而其中5個小組的組長是澳大利亞人。四是整體宣傳效益不夠。悉尼在申辦過程中傾力打造城市整體品牌，更傾向于宣傳國家的綜合實力、人文環(huán)境和旅游特色；而北京申辦團只有國家會議中心的宣傳資料。五是缺乏對國際會議申辦周期的認真研究，沒有把握住客觀規(guī)律。第十六屆世界計算機大會2000年曾在中國北京舉辦，2006年世界計算機大會又在處于歐亞大陸之間的土耳其舉行。同時，20年來世界計算機大會又從未到過澳洲，所以選擇悉尼是順理成章的。承辦會議除了組織過程要體現(xiàn)專業(yè)性外，在主題的選擇上更要有思想性。陳偉雄所在的酒店幾乎每天都在接待各種各樣的會議，他雖然只是一個場地提供者，但很多會議議題他也會參與，不但從中了解到很多信息，也從他的角度觀察到一些會議成功與否的關(guān)鍵因素。“成功的會議一定要有權(quán)威性，邀請來的嘉賓也會成為論壇的一大賣點。主題也很重要，而且要緊跟政府提倡的政策、經(jīng)濟趨勢等。一個有影響力的會議可以拉到很多贊助商，比如一些經(jīng)濟論壇，還有醫(yī)藥論壇也會有很多醫(yī)藥公司來贊助。”
從這些成功和失敗的案例中我們看到，一次成功的會議，是專業(yè)性、權(quán)威性、思想性的共同體現(xiàn)。袁再青告訴記者：“會議產(chǎn)業(yè)要發(fā)揮目的地城市政府，相關(guān)協(xié)會、學會及科研機構(gòu)的力量，特別是申辦國際會議，一定要發(fā)揮各方作用及政策方面的支持，這樣國際組織才會考慮。”
袁再青進一步強調(diào)，盡管國內(nèi)會議產(chǎn)業(yè)目前還沒有專門的部門來負責，但很多城市已經(jīng)成立了博覽局，負責主辦大型博覽會。另外，一些城市的旅游局也在著手抓會議產(chǎn)業(yè)，北京在前幾年就成立了高端會獎旅游聯(lián)盟，目的就是組織會議城市加強溝通，共同促進會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
劉海瑩：軟性服務是會議產(chǎn)業(yè)核心競爭力
《新財經(jīng)》：國內(nèi)會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展至今，還存在著哪些問題？
劉海瑩：國內(nèi)會議產(chǎn)業(yè)存在的問題主要體現(xiàn)在“軟”方面。首先，品牌會議欠缺。現(xiàn)在各種會議、論壇如雨后春筍，但仔細觀察，很多會議、論壇主題相近、議題雷同，缺乏特色，品牌會議屈指可數(shù)。其次，會議組織需要更加專業(yè)。在會議主題、議題的制訂方面，隨著人們對會議質(zhì)量要求越來越高，不僅要求組織方了解會議運作，更要求組織方了解會議所處行業(yè)的專業(yè)知識。同時，一些會議雖然有很好的主題和議題，但會議流程、時間安排卻不合理，降低了會議的美譽度。最后，會議服務需提高。以語言使用為例，隨著北京國際化程度的提升，使用英語已經(jīng)成為很多會議的基本服務要求，但遺憾的是，一些會議服務商尚不具備這樣的能力。軟性服務將成為會議業(yè)競爭的關(guān)鍵因素。
《新財經(jīng)》：從整個會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展來看，哪些國家的會議產(chǎn)業(yè)已經(jīng)做得非常成熟，有哪些經(jīng)驗值得我們借鑒？
劉海瑩：從國際大會及會議協(xié)會(ICCA)公布的數(shù)字看，2012年，舉辦國際協(xié)會會議最多的前五名國家分別是美國、德國 、西班牙 、英國和法國 ，中國排名第十。舉辦會議前五位的城市排名是奧地利維也納、法國巴黎、德國柏林、西班牙馬德里和巴塞羅那。
新加坡作為亞洲排名第一的城市，全球排名第六。新加坡在發(fā)展會議方面的先進經(jīng)驗值得我們借鑒。新加坡是亞太地區(qū)知名的會展城市，政府為鼓勵會展業(yè)，設立了會議展覽局，負責會議的推廣宣傳。為了促進會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新加坡采取以展帶會的方式，食品展、工業(yè)展和多種應用展等在新加坡舉行，這些國際展會以高質(zhì)量的論壇著稱，為新加坡帶來了新的會議商機。
同時，個性化也成為新加坡會議產(chǎn)業(yè)的一個標簽。在新加坡辦會的流程就像一個高效搜索引擎，客戶只需輸入細致完備的必選項目和明確要求，新加坡方面的會議主辦者或者服務商就會給出幾套個性化的會議定制流程。
而新加坡本身的地理位置和文化特色也為這個城市發(fā)展會議業(yè)帶來了有利條件。在中西交融的新加坡，華人、馬來人和西方人三分天下，不同的信仰和文化造就了新加坡的亞洲城市旗艦地位。
《新財經(jīng)》：會議產(chǎn)業(yè)要健康有序的發(fā)展，還需要哪些政策、法規(guī)上的支持和規(guī)范？
劉海瑩：對于政策法規(guī)、行業(yè)規(guī)范方面的訴求，業(yè)內(nèi)呼聲已久。2013年7月1日，由商務部制定的一系列會展行業(yè)標準正式實施，其中包括國家會議中心組織制定的《會議中心運營服務規(guī)范》，規(guī)范借鑒了國內(nèi)外知名會議中心的先進運營經(jīng)驗和理念，也兼顧了一、二線城市會議場館的運營實際情況，規(guī)定了會議中心應具備的基本資質(zhì)、部門設置、功能設置、配套設施及對安全管理、工程管理、現(xiàn)場管理和服務管理等方面的要求。另外，國家會議中心牽頭研制的《會議分類和術(shù)語》國家標準也即將出臺。
更需要注意的是，會議產(chǎn)業(yè)要健康、持續(xù)發(fā)展，還需要專門的組織機構(gòu)支持，設立會議局是當務之急。仔細觀察，世界及亞太區(qū)領(lǐng)先的會展國家和地區(qū)如美國、德國、新加坡、澳大利亞都有國家級的會議推廣機構(gòu)，很多領(lǐng)先的會議城市都設有會議促進局等機構(gòu)。2008年11月，香港旅游發(fā)展局也成立了會議及展覽拓展部。
會議局或會議促進局(CVB)與旅游局不同，它專門負責會議目的地的宣傳推介、市場營銷和品牌建設，側(cè)重于推介國家或城市的會展設施和條件，游說國際協(xié)會和會議主辦機構(gòu)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門創(chuàng)造良好的會展環(huán)境；它還要聯(lián)絡行業(yè)媒體，協(xié)助申辦大型國際會議、獎勵旅游和其他活動，通過教育培訓提升服務的專業(yè)水準。
