客戶信息管理的方法一般包括建立客戶資料卡、設計客戶數據庫、樹立以客戶為中心的理念、完善互動式客戶數據庫等內容。
一、建立客戶資料卡
1. 建立客戶資料卡的用途及好處
(1) 可以區別現有客戶與潛在客戶。
(2) 便于寄發廣告信函。
(3) 利用客戶資料卡可以安排收、付款的順序與計劃。
(4) 了解每個客戶的銷售狀況，并了解其交易習慣。
(5) 當業務員請假或辭職時，接替者可以為該客戶繼續服務。
(6) 可以訂立高效率的具體訪問計劃。
(7) 可以徹底了解客戶的狀況及交易結果，進而取得其合作。
(8) 可以為今后與該客戶交往的本企業人員提供有價值的資料。
(9) 根據客戶資料卡，對信用度低的客戶縮小交易額，而對信用度高的客戶增大交易額，便于制定具體的銷售政策
2. 客戶資料卡的內容
(1) 基本資料
(2) 客戶特征
(3) 業務狀況
(4) 交易狀況
3. 客戶資料卡的填寫和管理
對客戶資料卡進行建檔管理，應注意下列事項。
(1) 要在訪問客戶后立即填寫此卡。
(2) 卡上的各項內容要填寫完整。
(3) 要充分利用客戶資料并保持其準確性。
(4) 主管應指導業務員盡善盡美地填寫客戶資料卡。
(5) 最好在辦公室設立專用檔案柜放置客戶資料卡并委派專人保管。
(6) 主管或業務員每次訪問客戶前，先查看該客戶的資料卡。
(7) 應分析客戶資料卡中的資料，并作為擬訂銷售計劃的參考。
4. 主管善用客戶資料卡
(1) 每周至少檢查每位業務員的客戶資料卡一次。
(2) 提醒業務員在訪問客戶前按規定參考資料卡中的內容。
(3) 要求業務員出去訪問時，只攜帶當天訪問的客戶資料卡。
(4) 要求業務員訪問回來時交回客戶資料卡。
(5) 在每月或每季終了時，主管應分析客戶交易卡，作為調整業務員銷售路線的參考。
(6) 應參考客戶資料卡的實際業績，從而擬訂年度區域銷售計劃。
(7) 將填寫客戶交易卡視為評估該業務員績效的一個重要項目。
(8) 主管更應提醒自己要經常與業務員討論前一天(或數天前)與客戶交易的成果。
(9) 檢閱銷售、收款是否平衡，有無逾期未收的貨款。
5. 利用客戶資料卡進行客戶管理的原則
(1) 動態管理
(2) 突出重點
(3) 靈活運用
(4) 專人負責
二、設計客戶數據庫
在設計數據庫之前，企業應明確其業務需要，即所設計的數據庫要包含哪些功能，簡單地說，就是數據庫能幫助營銷人員做什么。
通常而言，一個合格的客戶數據庫要具有如下功能。
(1) 能夠回答有關現有客戶或準客戶的特征和行為的特定問題。
(2) 能夠在特定標準、營銷經驗的基礎上挑選將來促銷的對象。
(3) 能夠跟蹤促銷結果并對反饋者和非反饋者進行客戶輪廓分析。
一般來說，企業在設計客戶數據庫時要充分考慮以下八個方面的問題。
(1) 需要儲存何種資料？要儲存多少？企業能負擔多少搜集資料的費用？信息系統能處理多少資料？速度有多快？
(2) 數據庫的資料能做些什么？它有哪些分析方法？有哪些決策會以資料為主？企業員工是否會直接使用數據庫來準備報告書？
(3) 數據庫由誰來管理？是由營銷部還是信息系統管理部來負責？
(4) 誰可以查閱數據庫？這個系統操作難易度如何？
(5) 數據庫的安全性有多高？
(6) 使用者多久會使用一次數據庫？是需要隨時使用，還是每天、每星期或者每個月使用一次數據庫？
(7) 數據庫的正確性如何？
(8) 資料更新周期需要多長時間？
三、樹立以客戶為中心的理念
如果建立的數據庫只是一種單向交流，那么數據庫反而會成為建立真正的客戶關系的障礙。
此外，許多公司的數據庫都是在客戶購物或與公司交易的時候自動搜集客戶信息而建立的。
一些流行的觀點認為客戶關系管理(CRM)就是建立客戶數據庫，以便我們在對目標客戶進行推銷的時候更主動、更有效率。
僅在技術層面，光建立客戶數據庫還是不夠的。企業還必須要有一個高效運作的呼叫中心和售后服務團隊，以增強與客戶的交流和互動，不斷修改和完善數據庫內的數據和信息。
除了技術以外，決定數據庫效力的還有更重要的非技術因素，包括人才、文化觀念、組織結構、領導藝術和戰略觀念。
只有真正樹立以客戶為中心、為導向的理念，再配以這些技術和工具，真正的客戶關系才能得以建立。
四、完善互動式客戶數據庫
客戶數據庫的運用已經成為許多公司的共同點。
對于客戶關系管理來說，數據庫是一個很好的工具和一種很有價值的幫助。它們向公司及其員工提供了客戶消費類型、生活方式以及其他各種有助于公司建立并且維持與客戶的關系的有關信息。
而且，在一個大公司里，技術手段可以讓散布在世界各地的員工共享一個相同的客戶數據庫。
